Para que serve
Ninguém melhora o que não enxerga. O mapeamento mostra o processo como ele é de verdade, não como todo mundo acha que é. Com ele, você consegue:
- encontrar o gargalo que trava a operação;
- eliminar etapas que não agregam nada;
- treinar pessoas novas mais rápido;
- preparar o processo para ser automatizado.
Passo a passo para mapear um processo
- Escolha um processo e defina início e fim. Exemplo: do pedido do cliente até a entrega.
- Converse com quem executa. São essas pessoas que conhecem as exceções do dia a dia.
- Liste as etapas na ordem. Para cada uma, anote responsável, sistema usado e tempo gasto.
- Desenhe. Um fluxograma simples já resolve.
- Marque os problemas. Esperas, retrabalho, informação digitada duas vezes.
- Desenhe a versão melhorada e documente num POP.
Exemplo
Ao mapear o processo de orçamento, uma empresa descobre que o vendedor pede dados ao estoque por WhatsApp, espera a resposta e monta a proposta numa planilha. Só com o desenho fica claro que a espera pelo estoque é o que mais atrasa o envio.
Erros comuns
- Mapear o processo ideal em vez do real.
- Fazer sem ouvir quem executa.
- Mapear tudo de uma vez e não agir em nada.
Mapeamento de processos em PMEs
Em pequenas e médias empresas, muitos processos nunca foram escritos. Mapear os dois ou três mais importantes já costuma revelar ganhos rápidos, antes de qualquer investimento em tecnologia.